Jede Entscheidung und jede Änderung, sei es durch den Bauherrn oder durch eine ausführende Firma mit Einverständnis des Bauherrn, muss darauf überprüft werden, ob sie Auswirkung auf die Planung hat. Die Änderungen können sich nicht nur zeichnerisch, sondern auch in der “schriftlichen Planung” zB.. bei bereits bestellten oder in Fertigung befindlichen Leistungen auswirken !
Generell ist nach jeder Besprechung mit ausführenden Firmen, Planern, Konsulenten, Behörden usw. insbesonders aber nach Baubesprechungen diese Überprüfung erforderlich. Wirken sich Änderungen in der Planung aus, so sind die Pläne zu aktualisieren, dass heißt die Änderungen sind einzutragen, bei sonstigen Auswirkungen empfehlen sich Aktenvermerke welche an alle Beteiligten nachweislich verteilt werden bzw. eingeschriebene Briefe.
Folgenschwere
Dies betrifft alle Planungsarten, in denen die Änderungen Auswirkungen haben (von der Einreichplanung bis zur Detailplanung). Sobald eine Änderung durchgeführt worden ist, MUSS diese auf dem Plankopf vermerkt werden. Dies geschieht in der Form, dass die Plan-Nummer mit einem Zusatz-Index in Form eines Buchstabens versehen wird.
Beginnend mit A, dem Index der ersten Änderung, setzt sich die Reihenfolge fort. Somit hat der Plan einen neuen Index und alle Pläne mit niedrigeren Indizes sind ungültig. Auf dem Plan sollte auch eine Liste mit den Indizes geführt werden, die die Art der Änderungen und das jeweilige Datum enthalten. Nichtaktualisierung und Nichtinformation bedeuten dasChaos auf der Baustelle.
Die Planungsaktualisierung ist deswegen notwendig und kurzfristig durchzuführen, da die Pläne Grundlage für alle ausführenden Firmen und beteiligten Personen sind. Nicht aktualisierte Pläne bedeuten, dass besprochene Entscheidungen und Änderungen unter Umständen nicht ausgeführt werden bzw. zu vermeidbaren zusätzlichen Kosten für Änderungen führen !
Wichtig ist ferner, dass alle Aktualisierungen detailiert gelistet und festgehalten sowie die aktuellen Pläne an alle beteiligten Firmen versendet werden. Es ist sicherzustellen, daß alle betroffenen über den Letztstand der Planung und Entscheidungen jeweils aktuell informiert sind. Auch damit diese unter Umständen noch (zeitgerecht) Bedenken gegen die vorgesehene Ausführung anmelden können.
