Wer kennt es nicht, die Hektik und Planlosigkeit des normalen Alltags? Als wertvolle Hilfe beim Aufstellen eines realistischen Tagesplans hat sich eine Methode erwiesen, die zwar verlockenderweise nach Urlaub klingt, aber bei konsequenter Anwendung zumindest den Alltagsstress bekämpft - die ALPEN - Methode.
Diese Zeitmanagementmethode wurde vom deutschen Zeitmanagementguru Prof. Seiwert entwickelt. Damit ist man in kürzester Zeit in der Lage, seinen Tagesplan zu strukturieren und damit wichtige Schritte zur Stressbekämpfung und Leistungssteigerung zu setzen.
Natürlich wurde diese Methode hauptsächlich für Büroarbeiten entwickelt, sie kann aber auf jedes Arbeitsumfeld adaptiert werden und ist daher auch für den normalen Handwerksbetrieb einsetzbar.
So funktioniert sie:
1. Aufgaben, Termine und Tätigkeiten notieren Schreiben Sie zuerst einmal in einer ruhigen Stunde all die Tätigkeiten und Arbeiten auf, die Sie tagtäglich oder im Laufe einer Woche zu erledigen haben. Verwenden Sie dann ein Formular für Ihre Tagesplanung. Tragen Sie alles ein, was sie heute erledigen wollen: · zu erledigende Aufgaben · Unerledigtes vom Vortag · Termine · zu erledigende Telefonate und Korrespondenzen · regelmäßig wiederkehrende Aufgaben (z.B. Meetings)
2. Länge der Aktivitäten schätzen Schreiben Sie auf, wie viel Zeit Sie ungefähr für eine Aufgabe benötigen! Schätze Sie realistisch und überprüfen Sie im Nachhinein die Vorgabezeiten, genau so wie in der Werkstatt bei den Produktivstunden. Wenn Sie eine bestimmte Zeit veranschlagt haben, werden Sie konzentrierter daran arbeiten und sich weniger gern unterbrechen lassen.
3. Pufferzeiten einplanen Beachten Sie: Unverhofft kommt oft! Im beruflichen Alltag sogar so gut wie immer! Verplanen Sie daher maximal 60% Ihrer Zeit, da meist unerwartete Aufgaben anfallen! Im günstigen Fall habe sie so noch Puffer für spontane und soziale Aktivitäten. • 60% für geplante Aktivitäten (Tagesplan) • 20% für unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe) • 20% für spontane und sozialeAktivitäten (kreative Zeiten)
4. Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen und delegieren • Prioritäten setzen (A- und BAufgaben) • Tagespensum begrenzen, beziehungsweise kürzen • Delegationsmöglichkeiten nutzen (C-Aufgaben) • Rest verschieben, streichen oder in Überstunden verlegen • Unerledigtes übertragen oder sogar ganz streichen
5. Nachkontrolle Wenn Sie eine Aufgabe schon wiederholt übertragen haben, wird sie Ihnen lästig! Sie werden also diese Aufgabe endlich erledigen oder sie werden sie von ihrer Liste streichen, da sie ohnehin nicht so wichtig war und sich von selbst erledigt hat.
Jetzt können Sie beginnen, Ihre Zeit effektiver zu verwalten.
