Dokumentation der Baustelle

Alle Ihre Entscheidungen müssen schriftlich dokumentiert und ev. gegengezsichnet werden, sowohl bis zur vollständigen Erledigung und später nachvollziehbar bleiben und  gesammelt (z.B. nach Datum oder Baubereich sortiert) werden.

Bauherrenschläue

Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie zumindest die wesentlichsten Unterlagen sammeln bzw. erstellen, falls diese nicht durch Dritte Ihres Vertrauens(wie z.B. Ihren Bauherren-Vertreter, Architekt  etc. erstellt werden. Auch Ihre handschriftlichen Gesprächsnotizen, Vermerke und Baustellenfotos sollten Sie sammeln.

Vergessen Sie dabei nicht, diese Unterlagen zu datieren und zu vermerken, wer an den Gesprächen beteiligt war. Jedenfalls sollten Sie alle Zusendungen sorgfältig lesen und bei eventuellen Unklarheiten (auch wenn diese auf den ersten Blick nicht wesentlich erscheinen mögen), falls möglich nach Rücksprache mit Ihrem Bauherren-Vertreter bzw. Architekten, schriftlich Erläuterung fordern bzw. Einspruch erheben.

Ordnungsliebe

Eine sinnvolle Zusammenstellung Ihrer Bauordner ist daher unumgänglich, z.B.:

• Ausführende Firma mit: Ausschreibung, Anbot, Vertrag, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungen, Aktenvermerke, Entscheidungen, ....
• Architekt : Anbot, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungen, Aktenvermerke, Entscheidungen, ....
  Behörden: Einreichung, Bescheid, Einspruch, ....
• Protokolle der Planungsbesprechungen:  Erstellung durch Architekten 
• Protokolle der Baubesprechungen: was zu tun,  bis wann,  wird von wem erledigt?
• To-Do-Listen: Resultat aus Besprechungen – Hausaufgaben für Baubeteiligte mit Terminen und Erledigung
• Fotodokumentation der Baustelle
• Pläne und Skizzen, deren Freigaben und aktuellen Versionen
• Bestandsplan / Bestandsdokumentation
• und so weiter.

Je nach dem (hoffentlich von Ihnen, ev. nach professioneller Beratung, gewähltem und allen Projektbeteiligten vorgegebenem) Organisationsschema Ihrer Baustelle werden auch Ihre Unterlagen anders zu organisieren sein.

Baustellenbibliothek

Die Dokumentationen der Baustelle liegen in der Verantwortung der Bauleitung und sollten immer aktuell und evident gehalten werden, dies sollte auch vertraglich festgehalten werden.

Zum Beispiel sollten (je nach Bauvertrag) folgende Dokumente auf der Baustelle aufliegen:

• Schriftverkehr (Sachverhalt der Behinderung, Störung etc.)
• Bautages-Berichts-Buch
• Bautagesbericht
• Baubesprechungsprotokolle
• Aktueller Plansatz sowie Planliste mit Festhaltung Planeingang und Planverteiler
• Fotos (sortiert und beschriftet), ev. Videofilm-Dokumentation
• Abschlagsrechnungen/Regierechnungen wegen Leistungsmehrung, -minderung
• Zusatzangebote und zugehörige Zusatzaufträge
• Arbeitsvorbereitungsunterlagen (Bauablaufpläne, Massenberechnung, Schalungsüberlegungen, Aushubpläne, Detailzeitpläne, Arbeitskalkulation)
• Stundenberichte Arbeiter,
• Monatsberichte Angestellte
• Nachkalkulation BMP, Stunden
• Gerätemietenabrechnung
• und so weiter

Die, von der ausführenden (Bau-)Firma zu führenden Bautagesberichte werden Ihnen laufend, zumindest wöchentlich, zur Bestätigung vorgelegt. Prüfen Sie diese vor Unterschrift genau und entnehmen Sie Ihr Exemplar.

Sie können die täglichen Bautages-Berichte auch für Ihre Bemerkungen, zum Festhalten von Anordnungen, Übergaben und alle sonstigen offiziellen Festhaltungen benützen, da die Berichte jeweils gegenseitig bestätigt (unterschrieben) werden.