Nach der Prüfung der Angebote in Bezug auf rechnerische Richtigkeit und Plausibilität werden sie zusammengefasst.
Bestbieter
Stellen Sie eine Liste mit einer Reihung vom billigsten bis zum teuersten Bieter zusammen. Im Allgemeinen ist nicht der billigste Bieter derjenige, der den Auftrag bekommen muss. Laden Sie die in Frage kommenden Bieter zu Auftragsverhandlungen ein, bei denen Sie einen persönlichen Eindruck gewinnen und wichtige Dinge wie Zahlungskonditionen, Referenzen, Baustellenorganisation, Optimierungsvorschläge des Bieters und ähnliches besprechen.
Nur bei absoluter Klarheit über alle Positionen und Leistungen sollten Leistungen zu einer Pauschalsumme beauftragt werden, aus welcher ja genau genommen zusätzliches Risiko für beide Vertragsteile resultieren kann.
Diese Vergabeverhandlungen dienen nicht in erster Linie dazu, den Preis zu drücken, sondern den Bestbieter herauszufinden. Ein Unternehmer der die bessere Qualität liefert kann auch berechtigterweise etwas teurer sein. Ziel ist also die Vergabe an den Bestbieter welcher nicht zwingend auch der Billigstbieter sein muss.
Zahlungsmodus
Beachten Sie bei den Verhandlungen die Zahlungskonditionen. Es ist üblich, Teilzahlungen nach Baufortschritt zu leisten. Diese sollten Sie nur nach überschlägiger Ermittlung der geleisteten Mengen und Positionen und mit entsprechendem Deckungs-Rücklass anweisen.
Vorauszahlungen sind entsprechend, zumindest mit Bankgarantie zu besichern, da sonst bei einer ev. Insolvenz des Auftragnehmers eine Vorauszahlung für Sie verloren wäre.
Schriftverkehr
Vergessen Sie niemals, dass sämtliche Vereinbarungen schriftlich getroffen werden müssen und beauftragen Sie den Bestbieter. Die vom Anbieter unterfertigte Ausschreibung, das von den Vertragspartnern unterschriebene Verhandlungsprotokoll sowie der vom Planer bzw. Ihrem Bauherren-Vertreter verfasste und von Ihnen unterschriebene Schlussbrief sind die rechtlichen Grundlagen für den Auftrag.
Zu guter Letzt ist es üblich, sich bei den Firmen die nicht zum Zug gekommen sind schriftlich zu bedanken, da sie ja einige Zeit und Arbeit in die Angebotslegung investiert haben, welche Sie als Bauherr nicht bezahlen müssen.
