Büro & Co. übersiedeln - Gute Planung ist alles
Das Büro, die Geschäftsflächen oder Lagerhallen brauchen einen neuen Standort? Für die meisten Unternehmer bedeutet ein Umzug viel Planung, Organisation und letztlich auch ein gewisses Risiko. Wir haben die besten Tipps, damit die Übersiedlung stressfrei und ohne böse Zwischenfälle abläuft!
Ein Umzug von Büro und Co. findet nicht jeden Tag statt und ist auch nicht an einem einzigen Wochenende erledigt. Viel mehr ist er als eigenes Projekt zu sehen, das gut vorbereitet werden muss. Je besser die Planung, desto glatter wird der Umzug ablaufen. Das muss getan werden:
Zwei bis drei Monate vor dem Umzug
- Abklären der Einrichtung: Kommt das gesamte Inventar mit? Müssen neue Möbel bestellt werden? Am besten machen Sie schon jetzt die neue Sitzordnung, so können Sie den Bedarf besser abschätzen.
- Mietvertrag rechtzeitig kündigen: Beachten Sie Kündigungsfristen und etwaige Renovierungspflichten!
- Termin für Büroumzug fixieren und Mitarbeiter informieren
- Angebote für den Umzugsservice einholen
- Beauftragung Umzugsservice
- Spezialisten und Handwerker für Demontage des Mobiliars, EDV-Anlage etc. beauftragen
Noch vier Wochen Zeit
Jetzt geht es an die detaillierte Planung:
- Alle Mitarbeiter über Termin, Maßnahmen und Zeitvorgaben schriftlich informieren.
- Festlegen eines Umzugsbeauftragten, der für den gesamten Ablauf zuständig und verantwortlich ist.
- Verantwortliche für Einpacken festlegen.
- Ausreichend Umzugskartone und Transportboxen bestellen und verteilen.
- Adressänderung in Dokumenten und Vorlagen. Vergessen Sie auch nicht, dass mit dem neuen Standort auch neue Visitenkarten, Prospekte und Co. notwendig sind!
- Nachsendeantrag bei der Post stellen, damit auch nach dem Umzug nichts verloren geht.
- Bekanntgabe der Adressänderung bei Bank, Energieversorger, Finanzamt, Abos, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten etc.
- Rufumleitung termingerecht beantragen bzw. Anrufbeantworter mit Ansage der neuen Telefonnummer.
- Abklärung der Transportwege und Sicherungsmaßnahmen (Aufzug, Treppen etc.) im Haus und extern, Haltemöglichkeiten für Möbelwagen festlegen.
- Organisation der Weitergabe oder Entsorgung von nicht mehr benötigten Mobiliar und Utensilien.
