Baustellendokumentation ist wichtig!

Alle Ihre Entscheidungen auf der Baustelle müssen schriftlich dokumentiert und eventuell gegengezeichnet, alle Unterlagen gesammelt, sortiert und archiviert werden. Warum das so wichtig ist, erfahren Sie hier.

Im Laufe eines Bauprojektes fallen viele, zum Teil ganz kurzfristig gefällte Entscheidungen, die langfristige Folgen haben (können). Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie zumindest die wesentlichsten Unterlagen sammeln bzw. erstellen, falls diese nicht durch dritte Personen Ihres Vertrauens (wie z. B. BauherrInnen-Vertreter, ArchitektIn etc.) erstellt werden. Auch Ihre handschriftlichen Gesprächsnotizen, Vermerke und Baustellenfotos sollten Sie sammeln.

Vergessen Sie nicht, diese Unterlagen zu datieren und zu vermerken, wer an den Gesprächen beteiligt war. Jedenfalls sollten Sie alle Zusendungen sorgfältig lesen und bei eventuellen Unklarheiten (auch wenn diese auf den ersten Blick nicht wesentlich erscheinen mögen), falls möglich nach Rücksprache mit Ihrem BauherrInnen-Vertreter bzw. ArchitektIn, schriftliche Erläuterungen einfordern bzw. Einspruch erheben.

Ordnung halten!

Eine sinnvolle Zusammenstellung Ihrer Bauordner verschafft einen klaren Überblick und erleichtert das spätere Suchen nach bestimmten Dokumenten. Hier ein paar Beispiele, was in einem ordentlich geführten Bauordner nicht fehlen darf:

  • Ausführende Firmen mit: Ausschreibung, Anbot, Vertrag, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungen, Aktenvermerke, Entscheidungen, ....
  • ArchitektIn : Anbot, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungen, Aktenvermerke, Entscheidungen, ....
    Behörden: Einreichung, Bescheid, Einspruch, ....
  • Protokolle der Planungsbesprechungen: Erstellung durch Architekten
  • Protokolle der Baubesprechungen: was zu tun, bis wann, wird von wem erledigt?
  • To-Do-Listen: Resultat aus Besprechungen – Hausaufgaben für Baubeteiligte mit Terminen und Erledigung
  • Fotodokumentation der Baustelle
  • Pläne und Skizzen, deren Freigaben und aktuellen Versionen
  • Bestandsplan bzw. Bestandsdokumentation

Je nach dem - hoffentlich von Ihnen, eventuell nach professioneller Beratung, gewähltem und allen Projektbeteiligten vorgegebenem - Organisationsschema Ihrer Baustelle werden auch Ihre Unterlagen anders zu organisieren sein.

Baustellenbibliothek

Die Dokumentationen der Baustelle liegen in der Verantwortung der Bauleitung und sollten immer aktuell und evident gehalten werden. Dies sollte auch vertraglich festgehalten werden. Je nach Bauvertrag sollten folgende Dokumente auf der Baustelle aufliegen:

  • Schriftverkehr (Sachverhalt der Behinderung, Störung etc.)
  • Bautages-Berichts-Buch
  • Bautagesbericht
  • Baubesprechungsprotokolle
  • Aktueller Plansatz sowie Planliste mit Festhaltung Planeingang und Planverteiler
  • Fotos (sortiert und beschriftet), ev. Videofilm-Dokumentation
  • Abschlagsrechnungen/Regierechnungen wegen Leistungsmehrung, -minderung
  • Zusatzangebote und zugehörige Zusatzaufträge
  • Arbeitsvorbereitungsunterlagen (Bauablaufpläne, Massenberechnung, Schalungsüberlegungen, Aushubpläne, Detailzeitpläne, Arbeitskalkulation)
  • Stundenberichte Arbeiter,
  • Monatsberichte Angestellte
  • Nachkalkulation BMP, Stunden
  • Gerätemietenabrechnung

Die von der ausführenden (Bau-)Firma zu führenden Bautagesberichte werden Ihnen laufend, zumindest wöchentlich, zur Bestätigung vorgelegt. Prüfen Sie diese vor Unterschrift genau und entnehmen Sie Ihr Exemplar.
Sie können die täglichen Bautages-Berichte auch für Ihre Bemerkungen, zum Festhalten von Anordnungen, Übergaben und alle sonstigen offiziellen Festhaltungen benützen, da die Berichte jeweils gegenseitig bestätigt (unterschrieben) werden.

 

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Datum: 15.01.2018

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