Vergabeverfahren: Wer ist der Beste?

Vergabeverfahren kennt man in erster Linie von öffentlichen Auftraggebern. In Österreich sind Bund, Länder und Gemeinden gesetzlich dazu verpflichtet, Aufträge auszuschreiben. So haben alle interessierten Unternehmen die Möglichkeit, innerhalb einer festgelegten Frist ein Angebot zu machen. Danach entscheidet eine offizielle Vergabestelle darüber, an welchen Ausschreibungsteilnehmer der Auftrag geht. So soll jedes Unternehmen die gleichen Chancen haben und keines unrechtmäßig bevorzugt werden.

Weniger gängig sind Ausschreibungen in der Privatwirtschaft oder unter privaten Bauherren. In der Privatwirtschaft werden Aufträge meist direkt vergeben. Dasselbe gilt bei privaten Bauprojekten. Es ist allerdings dennoch möglich, als Bauherr mithilfe eines Vergabeverfahrens nach dem richtigen Baupartner zu suchen.

Privatpersonen kostet es meist viel Zeit und Mühe, für Ihr Bauprojekt nach qualifizieren Fachfirmen zu suchen. Manche entscheiden sich deshalb dazu, Ihre Projekte öffentlich auszuschreiben, anstatt selbst zu suchen. Der Vorteil dabei ist, dass man in der Regel gleich mehrere interessante Angebote erhält und man die Preise direkt miteinander vergleichen kann. So sieht man schnell, wer aus der Reihe tanzt – nach oben oder unten. Das erleichtert es Bauherren, den Bestbieter herauszufinden. Wobei nicht nur der Preis eine Rolle spielen sollte, sondern auch die Qualität. Ein Unternehmer, der die bessere Qualität liefert, kann auch berechtigterweise etwas teurer sein. Ziel ist also die Vergabe an den Bestbieter, welcher nicht zwingend auch das billigste Angebot legen muss.

Bauherren sollten gut abwägen, ob Ihnen die Ausschreibung mehr Zeit kostet oder einspart. Ausschreibung vorzubereiten, Angebote zu prüfen und Entscheidungen zu treffen - auch das summiert sich. Zudem sind die meisten Bauherren Laien und befassen sich nicht täglich mit Ausschreibungen und Vergabefahren. Die Angebote können ganz schön ins Detail gehen, sie zu verstehen und zu vergleichen, kann durchaus kompliziert werden.

Vorarbeit: Zuerst müssen Sie sich über Ihr ein Projekt im Klaren sein. Was will ich bauen? Wie soll es aussehen? Welche Ansprüche habe ich an Qualität, Ästhetik und Funktion?

Ausschreibungsunterlagen erstellen: Hier müssen alle Informationen gesammelt werden, die Bauunternehmen brauchen, um ein passendes Angebot zu machen. Je genauer die Leistungsbeschreibung, desto besser die Angebote.

Anbieter auswählen: Die Ausschreibungsunterlagen werden an eine ausgewählte Liste von Unternehmen geschickt, die für das Projekt in Frage kommen, oder online veröffentlicht. Tipp: Ein bisschen Recherche im Voraus kann nicht schaden, um seriöse und passende Kandidaten zu finden.

Angebote vergleichen: Jetzt wird's spannend! Die Angebote trudeln ein und können hinsichtlich Preis, Leistung und Qualität verglichen werden. Eine Liste mit einer Reihung vom billigsten bis zum teuersten Bieter oder eine Tabelle helfen bei der Übersicht.

Verhandlung und Zuschlag: Oftmals gibt es Unklarheiten oder Punkte, die nachverhandelt werden müssen. Erst wenn wirklich alles passt und absolute Klarheit über alle Positionen und Leistungen herrscht, sollten Sie den Zuschlag erteilen.

Beachten Sie bei den Verhandlungen die Zahlungskonditionen! Es ist üblich, Teilzahlungen nach Baufortschritt zu leisten. Diese sollten Sie nur nach überschlägiger Ermittlung der geleisteten Mengen und Positionen und mit entsprechendem Deckungsrücklass anweisen. Vorauszahlungen sind entsprechend, zumindest mit Bankgarantie zu besichern, da sonst bei einer eventuellen Insolvenz des Auftragnehmers eine Vorauszahlung für Sie verloren wäre.