Zu regelmäßigen, vorab vereinbarten, Terminen (üblicherweise einmal wöchentlich) treffen sich die Planer (Architekt immer, Statiker und Haustechnikplaner bei Bedarf), die örtliche Bauaufsicht, die rechtsverbindlichen Vertreter der beauftragten Firmen und sonstige ev. Betroffene (z.B. auch Nachbarn etc.) auf der Baustelle um die Baubesprechung abzuhalten.
Die Anwesenheit des Bauherren ist manchmal durchaus sinnvoll. Agieren sollte der Bauherr jedoch ausschließlich in Abstimmung mit seinen Vertretern.
Feinabstimmung
Die Baustellenbesprechung dient auch dazu, die Arbeiten sämtlicher am Bau Beteiligter aufeinander abzustimmen und letzte Ausführungsdetails bzw. auftretende Probleme gemeinsam zu lösen. Üblicherweise erfolgt zunächst ein (kontrollierender) Baustellenrundgang, anschließend setzt man sich zusammen, bespricht und vereinbart.
Bestandsbericht
Die besprochenen Punkte werden in einem Protokoll festgehalten, welches möglichst kurzfristig an alle am Bau Beteiligten (an Teilnehmer und alle nicht Anwesenden zur nachweislichen Information über die besprochenen Punkte etc.) verteilt wird.
Das Protokoll wird üblicherweise von der örtlichen Bauaufsicht des Bauherren geführt. Es kann aber auch mit jeder anderen (möglichst neutralen) Stelle die Protokollführung vereinbart werden.
Besprechungspunkte
Zum Beispiel können folgende Themenkreise (je nach Baufortschritt und Baustellenstruktur unterschiedlich, mehrere oder weniger) besprochen werden:
- Einwendungen und Ergänzungen zum letzten Baubesprechungsprotokoll
- Kommunal und Kausalhaftung
- Aufschließung des Baugeländes
- Behörden
- Baustelleneinrichtung
- Planung und Freigabestand
- Termine
- Sonstige Bauausführung
- Nächste Baustellenbesprechung
An der Stimmung die bei Baustellenbesprechungen herrscht, erkennt man sofort, ob die Baustelle gut läuft oder nicht. Es ist wichtig, dass auch bei auftretenden Problemen alle Beteiligten konstruktiv zusammenarbeiten um sich nicht noch mehr Sorgen aufzuhalsen. Bei gut verlaufenden Baubesprechungen werden Kompromisse gefunden, es wird darauf geachtet, dass keiner der Beteiligten sein Gesicht verliert.
