Büromanagement - 10 Gründe warum sich Ordnung auszahlt

Managen heißt machen.

Selbstorganisation ist nicht jedermanns Sache. Selbstständige, freiberuflich Tätige und Solisten, die zwar ein eigenes Büro selbstverantwortlich bewirtschaften, aber zuwenig Disziplin oder Ordnungswillen in die eigene Tätigkeit investieren, erfahren schnell und mitunter schmerzlich, das ihnen für kommende Projekte immer weniger Zeit zur Verfügung bleibt, diese termingerecht zu realisieren. Hier hilft auch nicht die neu angeschaffte Kommunikations-Technologie, wenn der Desktop-PC unter aktuellen Unterlagen verschwindet, das Handy im wichtigsten Moment einfach nicht auffindbar ist und der Netzwerkdrucker seinen Dienst verweigert, weil er vor Tagen seine Verbindung zum Modem gelöst hat. Der Schwachstelle "Mensch" kann allerdings geholfen werden. Sich selbst und seinen Arbeitsplatz effizient zu organisieren kann man lernen. Immerhin lebt ein ganzer Berufsstand davon, Unternehmen beizubringen, wie man den Workflow in den Büros ständig verbessert.

Ordnung mit System.

Ein Büro mit einer großen Zahl an Mitarbeitern kann ohne Regeln nicht funktionieren. Erst recht nicht, wenn Trends wie Flexibilität und Mobilität in moderne Büroformen integriert werden sollen. Als kleines Rädchen im Arbeitsprozess mit anderen trägt jeder Mitarbeiter für seinen Tätigkeitsbereich die persönliche Verantwortung. Gerät der Arbeitsfluss ins Stocken, dann wird es Zeit, im wahrsten Sinne des Wortes "reinen" Tisch zu machen und jene Elemente, die Zeit stehlen, zu eliminieren, bevor es macht ein anderer macht. Ein erster Schritt führt zu einer ehrlichen Analyse des unmittelbaren Arbeitsplatzes: Wo liegen Schwachstellen, die behoben werden können? Welche Routinen können optimiert werden?

Steht einmal eine Grundordnung, wird das Augenmerk auf Handfestes gelegt. Ein intelligentes Ablagemanagement beendet Unordnung und Schmierzettelwirtschaft. Ein Flaschenhals, der oft genug den Workflow bremst, ist der Computer. PC-Hygiene heißt: Datenmüll beseitigen, Software auf den neuesten Stand bringen, ein regelmäßiges Daten-Backup erstellen und gegebenenfalls mit Shortcuts Zeit einsparen, im Falle, dass die Zeit drängt. Wer vor seinem Büroalltag Prioritäten setzt und Tagesziele festlegt, wir den Herausforderungen bald mit kalkuliertem Zeitgewinn und gestärkter Selbstsicherheit entgegen treten.

Ineffizientes Büromanagement bedeutet immer Verlust.

Die 10 besten Argumente, warum sich ein optimal gemanagtes Office auszahlt:

1. Geordnete Strukturen steigern die Gesamtarbeitsleistung der Mitarbeiter.

2. Sie bilden die Voraussetzung für Effizienz und Wirtschaftlichkeit.

3. Organisation erleichtert Arbeitsabläufe und sichern die Termintreue.

4. Sie gewährleistet genug Raum und Zeitpolster für die rasche Durchführung von Routinen.

5. Sie sorgt für transparente, einheitliche Arbeitsprozesse, auch wenn ein Mitarbeiter ausfällt.

6. Optimales Management erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeiter und verkürzt die Trainingsphase auf ein Minimum.

7. Es erleichtert die interne Kooperation und Kommunikation im Unternehmen. Mehrere Mitarbeiter sind auf dem selben, aktuellen Wissensstand.

8. Straff organisiert sorgt ein gutes Office-Management ein einheitliches Auftreten des Unternehmens nach außen.

9. So klärt es wichtige Fragestellungen, die nicht immer wieder von Neuem erklärt werden müssen (z.B. Dateiarchivierung, Urlaubsregelungen, Vorgehensweisen).

10. Effektives Büromanagement vermeidet im Vorfeld Stress-Situationen, welche die Mitarbeiter in der Motivation beeinträchtigen können.