Verteilerliste - Informieren der Beteiligten
An einem Hausprojekt sind viele, verschiedene Ansprechpartner und Verantwortliche beteiligt. Mit Hilfe einer Verteilerliste erreichen Sie bei Änderungen oder wichtigen Bekanntmachungen alle gleichzeitig und können so Verzögerungen vermeiden.
Die jeweils aktuellen Pläne sind für sämtliche beteiligten Firmen und PlanerInnen die Grundlage für Ausführungen, eigene Werk- und Detailplanung, Material-Disposition, fachtechnische Prüfung etc. sowie die Voraussetzung zur Bestandsplanung. Je genauer und umfassender die Pläne, desto besser können Ihre Interessen umgesetzt, Qualitäten optimiert und Kosten minimiert werden.
Lückenlose Informationsweitergabe
Die Verteilung von geänderten Plänen muss unbedingt dokumentiert werden, damit nachweislich sichergestellt ist, dass jeder Betroffene bzw. jede beteiligte Firma den aktuellen Plan erhalten hat. Dazu ist eine Planverteilerliste erforderlich, in der auch angeführt ist, wann welche Firma und Person diesen Plan erhalten haben. In dieser Liste müssen alle Firmen und Personen angeführt werden, die Pläne erhalten sollen. Jedes mal, wenn eine neue Firma oder Person beauftragt wird, muss die Liste aktualisiert werden.
Die Verteilung kann mittels Post oder im Zuge von Baubesprechungen erfolgen. Jeder hat den Erhalt des Planes zu bestätigen. Dies kann mittels Liefer- und Gegenschein, durch Unterschrift auf der Verteilerliste oder aber dadurch erfolgen, dass z. B. die Übergabe in den Baubesprechungsprotokollen vermerkt wird. Um Missverständnisse zu vermeiden, gehen manche Bauleiter so weit, bei der Verteilung neuer Pläne die alten Pläne wieder einzusammeln.
